Zuyd Hogeschool Sittard: van statisch naar dynamisch archief

ligne_henri-van-gelder-hal-03-1-1
© Henri van Gelder Fotografie

Begin september verhuisden zo’n 3500 studenten en bijna 400 medewerkers naar de nieuwe locatie van Zuyd Hogeschool in Sittard: Ligne. De twee oude locaties van de hogeschool (Havikstraat en Sportcentrumlaan) werden hiermee vervangen door het multifunctionele nieuwe Ligne-gebouw aan de rand van het centrum.

Geen kleine operatie deze verhuizing; zeker gezien het immense archief dat opgeruimd en verhuisd moest worden. “Het was een uitdaging om van het oude schoolgebouw met heel veel archiefruimte naar deze nieuwbouw te verhuizen waar we eigenlijk geen meter aan archiefruimte hebben ingericht. Het archief moest gedigitaliseerd worden en daarvoor hebben we de hulp van AllBidigit ingeroepen.”

Aan het woord is Yvette Krekels, facilitair coördinator bij Zuyd Hogeschool én belast met de coördinatie van de projectgroep Archief. Daar lag de schone taak om vele duizenden dozen met dossiers en documenten op te ruimen. Een enorme klus, want wat staat er en wat te bewaren en wat weg te doen? “We moesten van een grotendeels statisch archief naar een dynamisch archief. Daarnaast heb je ook met HBO-richtlijnen te maken wat bewaard moet blijven en voor welke periode. Alle faculteiten zijn betrokken bij het opruimen van het archief; elke faculteit heeft zijn deel opgeschoond en aangegeven wat weg kon en wat naar AllBidigit moest voor opslag en wat naar de nieuwe locatie ging. Voor deze noodzakelijke selectie hebben we op advies van AllBidigit een toolkit gemaakt voor de medewerkers. In het nieuwe gebouw is nu nog maar 1 kleine ruimte waar wat archiefdossiers staan.”

Honderden dozen met documenten zijn inmiddels in de veilige opslag van AllBidigit ondergebracht. “Wanneer we zaken nodig hebben, vragen we deze eenvoudig via het digitale systeem op en worden de documenten fysiek bij ons afgeleverd of digitaal verstuurd. De archiefportal van AllBidigit is een snelle en bijzonder praktische oplossing voor archiefmanagement”, aldus Yvette Krekels.

“De flexibele opstelling van AllBidigit en de continue begeleiding en het meedenken in dit traject zijn enorm waardevol geweest; je weet van tevoren niet wat er op je af komt als je zo’n archief gaat opruimen en verhuizen. Het toekomstplan voor verdere digitalisering van het archief wordt nu onderzocht; ook hierbij vertrouwen we graag op de kennis en kunde van AllBidigit.”