Smart Solution: Ordners maken plaats voor efficiënt en kostenbesparend werken

peute-recycling-kantoorEen smart solution hoeft niet ‘groot’ te zijn. Soms kan een kleine ingreep in een bedrijfsproces al een enorme verbetering, tijdbesparing en/of kostenreductie opleveren.

Zo heeft AllBidigit voor Peute Recycling BV.  een slimme oplossing geleverd. Peute Recycling is één van de grootste onafhankelijke papier- en plasticverwerkers ter wereld en verwerken inmiddels 1,2 miljoen ton papier en plastic per jaar.

Peute moet aan haar leveranciers (en in sommige gevallen afnemers), waarvan velen ook buitenlandse leveranciers zijn, met grote regelmaat vrachtdocumenten waaronder CMR’s (Conventie voor het Internationaal Vervoer van Zaken over de Weg) aanleveren. Leveranciers vragen deze documenten vaak aan om aan de belastingdienst te kunnen aantonen dat de goederen naar Nederland zijn geëxporteerd. Voorheen werden bij Peute al deze documenten in ordners bewaard. Het ging hierbij om ongeveer 3 tot 5 ordners per week. Van leveranciers die regelmatig documenten nodig hadden werden de vrachtdocumenten standaard apart gehouden. Maar als deze documenten dan opgevraagd werden door nieuwe leveranciers moest iemand alle ordners doorlopen om de documenten te verzamelen en in te scannen om ze vervolgens per e-mail naar de leverancier te versturen. Dit was een enorm tijdrovende klus. Gezien de groei van de organisatie was te verwachten dat dergelijke verzoeken vaker zouden gaan komen en dus had Peute een oplossing op maat nodig.

Iedere vracht van Peute heeft haar eigen unieke Peute-nummer en elke vracht heeft vijf vrachtdocumenten. Met behulp van geavanceerde OCR software heeft AllBidigit een proces ingericht waarbij de vrachtdocumenten worden gescand en door deze OCR software specifieke velden op deze documenten worden “uitgelezen”. Dit betekent dat de vooraf, door Peute, aangegeven velden door de software worden herkend en in een database worden gezet. Met name was dit het “Peute-nummer” Om al deze gedigitaliseerde documenten veilig op te slaan is door ons een database gemaakt waarbinnen documenten razendsnel terug gevonden kunnen worden.

Het was ook een uitdaging om de dunne vellen papier van de vrachtdocumenten goed te kunnen scannen. Door onze ervaring op dit gebied hebben we een scanner aangeboden met een zeer goede prijs/kwaliteit verhouding. Hiermee wordt een hoog volume in een korte tijd probleemloos gescand.  Momenteel worden dus alle vrachtdocumenten ingescand en op Peute-nummer opgeslagen in een database. Naast het zoeken op Peute-nummer is het ook mogelijk om deze documenten te raadplegen op periode of naam van de leverancier of afnemer. Het bewaren van de papieren vrachtdocumenten en het eeuwige zoeken door ordners is opgelost. Als een leverancier of afnemer Peute vraagt om een vrachtdocument aan te leveren kunnen ze deze direct oproepen en doormailen.