Staat digitalisering ook op uw agenda voor 2019?

Wie kent het niet? U bent op uw werk en u weet niet meer waar u dat ene document hebt gearchiveerd.

Een uitgebreide zoekactie volgt met veel frustratie. U zoekt in verschillende archieven of klappers en onnodige tijd vliegt voorbij. Dan is digitalisering een slimme oplossing. Vooral als duurzaamheidsdoelstellingen op de agenda staan.

Voordelen digitalisering

  • Ten eerste levert digitalisering een flinke tijds- en kostenbesparing op.
  • Daarnaast beschikt u altijd en overal over de juiste actuele informatie waardoor u goede beslissingen kunt maken.
  • Overvolle kasten met opslagmogelijkheden zijn niet meer nodig.
  • Door te werken in de cloud kunnen afdelingen, teams en collega’s altijd en overal documenten openen, bewerken en delen.
  • De snelheid en het gemak van informatie uitwisselen is een groot voordeel. Niet alleen intern maar ook met externe partijen. Denk maar aan het uitwisselen van informatie met de belastingdienst, banken of accountants.
  • Vaak wordt vergeten dat digitalisering ervoor zorgt dat u sneller als bedrijf kunt opschalen wanneer het bedrijf groeit. Niet onbelangrijk toch?

Digitalisering van processen

Door bedrijfsprocessen te digitaliseren kunt u efficiënter, transparanter en klantvriendelijker werken. Daarnaast draagt tijd- en plaatsonafhankelijk werken bij aan het Nieuwe Werken. Welke processen binnen uw bedrijf zijn omslachtig en kosten veel tijd? U kunt er vast een aantal bedenken. Denk onder andere aan alle in- en uitgaande post, email verkeer en gegevens die via systemen binnenkomen.

Het opstellen en bijhouden van papieren personeelsdossiers is voor veel HR afdelingen een flinke uitdaging. Net zoals het bijhouden van de administratie. Bij het invoeren van een factuur is iemand gemiddeld 30 seconden bezig terwijl deze activiteit door digitalisering teruggebracht kan worden naar 2 seconden per factuur. Daar bovenop worden er ook nog minder fouten gemaakt, worden documenten veilig opgeslagen en is de kans op verlies van een document klein.

Door processen van het begin tot het eind te automatiseren kan de kwaliteit en snelheid van de verwerking van informatie beter gewaarborgd worden.

Waar moet u op letten bij digitalisering?

Bedrijfsprocessen digitaliseren is meer dan het scannen van papieren documenten en het digitaal archiveren van dossiers. Het scannen van een paar documenten is meestal geen probleem. Maar het scannen van grote hoeveelheden documenten wel. De meeste kantoorscanners zijn hiervoor niet geschikt omdat ze vaak te langzaam zijn en niet consequent volledig scannen. Daarnaast gaat er vaak veel tijd verloren bij het voorbereiden van scannen en het classificeren van gescande documenten. Dit is heel belangrijk want u wilt natuurlijk wel uw informatie nog terug kunnen vinden.

Digitale en via de scanner gedigitaliseerde documenten kunnen vervolgens worden opgeslagen in RetSoft. Met RetSoft kunt u vanuit 1 centrale database van documenten en data werken waarbij alle bestanden inhoudelijk doorzoekbaar zijn gemaakt.

Voor veel bedrijven is het omzetten van de papieren administratie naar een digitale database onbekend terrein. Maak daarom een vrijblijvende afspraak met Allbidigit voor advies.