“Elk nadeel heb se voordeel”

Deze uitspraak van Nederlands beste voetballer ooit, is het motto van een hightech engineering professional die binnenkort verhuist van een jaren ’50 gebouw naar een mooie moderne nieuwe huisvesting.

Onze relatie heeft Allbidigit ingehuurd om met haar expertise een oplossing te vinden om ruim 2.000 m1 papieren maintenance archief snel beschikbaar te hebben, waarbij het niet mogelijk is om dit archief in het nieuwe gebouw te huisvesten.

Een niet alledaags project, maar zeker geen onbekend fenomeen. Immers, Allbidigit heeft in 2014 ruim 13.000 m1 archief van de Gemeente Utrecht verhuisd naar haar archiefruimte in Echt. Hiervan is circa 2.500 m1 digitaal gemaakt en 7.000 m1 via scanning on demand beschikbaar gesteld.

De uitdaging in dit nieuwe project is met name de urgentie van beschikbaarheid van de dossiers. Hoe hebben we dit opgelost? Na een aantal gesprekken waren we het er over eens dat de beste oplossing digitalisering van de dossiers is. Om de organisatie gerust te stellen is er verder voor gekozen om de papieren dossiers in ieder geval nog een tijdje te bewaren.

Maar hoe krijgt u 2.000 m1 archief in een korte tijd verhuisd en gedigitaliseerd?

We hebben dit projectmatig aangepakt.

  • Stap 1: Het bepalen welke archieven daadwerkelijk digitaal gemaakt zouden moeten worden. De archiefblokken zijn gedefinieerd naar fabriek of archiefeigenaar.
  • Stap 2: Het indexeren van het archief. We hebben hierbij elke dossiermap voorzien van een unieke barcode. Nadat alle mappen voorzien waren van een barcode, hebben we een foto gemaakt van de barcodes en de opschriften van de betreffende map.
  • Stap 3: De gemaakte foto’s hebben we met OCR technieken uitgelezen. Daar waar handgeschreven informatie aanwezig was, hebben we deze via dataentry toegevoegd.
  • Stap 4: De geïndexeerde mappen werden in archiefdozen gestopt. Van elke map werd de barcode vastgelegd op de doosbarcode zodat we precies weten welke map in welke doos zit. Tot dit moment bevinden zich de dossiers nog altijd in het gebouw van de opdrachtgever en zijn de dossiers nog altijd onder handbereik.
  • Stap 5: Omdat het archief niet in een geklimatiseerde ruimte stond hebben we preventief schimmeltestjes gedaan. Hieruit bleek dat het archief actieve schimmel bevatte.
  • Stap 6: Het archief is vervoerd naar een bedrijf wat gespecialiseerd is in gammastraling van archieven. In een cyclus van 4 weken is het volledige archief met gammastraling behandeld, waardoor de schimmel en eventuele andere organismen gedood zijn.
  • Stap 7: Na de behandeling is het archief vervoert naar de archiefruimte in Echt. Hier zijn de archief dozen op locatie gezet, en het archief toegankelijk gemaakt via onze webshop. De opdrachtgever kan nu 24/7 online zijn dossiers on demand opvragen middels scanning on demand of fysieke aanlevering.
  • Stap 8: Start digitalisering van de archiefblokken naar eisen en wensen van de opdrachtgever.
  • Stap 9: Het opleveren van de gedigitaliseerde bestanden en de import in het ERP systeem van de opdrachtgever. Vanaf dit moment kunnen medewerkers van deze professional hun dossiers 24/7 online in het ERP systeem oproepen. Het papieren archief blijft voorlopig als backup een tijdje in de archiefruimte opgeslagen.

Tijdens dit project zijn er diverse contactmomenten geweest. In het begin via fysiek contact, na projectstart via videoconferencing. Hierdoor is er door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer een hoop reistijd bespaard.

Een mooi project om te mogen doen, met zeker een aantal voordelen voor de medewerkers en organisatie van deze hightech engineering professional. Deze digitaliseringsslag ligt ook nog eens in het verlengde om de doelstellingen van opdrachtgever op het gebied van innovatie, duurzaamheid en efficiency, te behalen.