Documentenstroom digitaliseren

Met digitaliseren wordt een probleem opgelost of een bepaalde handeling geautomatiseerd. Denk maar eens aan de slimme thermostaat die ’s avonds vanzelf de temperatuur bijstelt waardoor u energie bespaart en u zo kunt instellen dat uw huis warm is net voordat u thuiskomt. Maar als we het hebben over digitalisering op het werk dan wordt dit vaak niet meteen omarmd. Ook wel logisch omdat we nu eenmaal gewend zijn om op een bepaalde manier te werken.

Maar wat als er gewerkt wordt met papieren documenten die voor meerdere personen/ partijen toegankelijk horen te zijn en kwijtraken? Hoe lost u dat dan op? Dan is digitaliseren een logische oplossing. Bedenk eens hoe het is als bijvoorbeeld papieren dossiers of tekeningen worden gescand zodat de informatie digitaal en overal toegankelijk is zodat het niet in een overvolle archiefkast hoeft te worden opgeslagen en gezocht. Documenten zijn meteen inzichtelijk.

5 goede redenen om te digitaliseren

  • Digitale documenten terugvinden en met elkaar uitwisselen, zowel intern als extern, wordt eenvoudiger.
  • Digitale documenten zijn altijd en overal toegankelijk voor geautoriseerde personen.
  • Digitaal werken betekent minder kosten voor fysieke opslag
  • Digitaal werken is duurzamer en goed voor het milieu
  • Digitale documenten zijn eenvoudiger te verwerken/ automatiseren

Documentenstroom digitaliseren vraagt om goede afstemming

Het digitaliseren van documenten vraagt om een goede afstemming. Het is vooral belangrijk om duidelijk in beeld te krijgen wat er gedigitaliseerd dient te worden en op welke wijze documenten later weer beschikbaar moeten zijn. In welke mate wordt er al digitaal gewerkt en welke stappen dienen genomen te worden? Wie zijn de eindgebruikers en met wie dienen de bestanden te worden gedeeld (intern/ extern)? Deze verbeterpunten dienen in kaart te worden gebracht en hierbij kunt u zeker hulp gebruiken. Gespecialiseerde bedrijven zoals Allbidigit bieden geïntegreerde oplossingen waarbij gekeken wordt naar benodigde apparatuur, hardware en software.