De voordelen van een document management systeem (DMS)

Waarom een document management systeem (DMS)?

Iedereen archiveert en digitaliseert documenten op zijn eigen manier. Documenten worden vaak gekopieerd en (in verschillende versies) op diverse plekken opgeslagen. Bijvoorbeeld in orders, in de computer van collega’s, op het netwerk of in verschillende systemen. Ook raken documenten vaak kwijt.

Een document management systeem (DMS) is een software oplossing om het documenten- en informatiebeheer goed te organiseren. Met een DMS kan de hele organisatie samenwerken aan dezelfde documenten waarbij deze documenten telkens als een nieuwe versie worden bewaard en kunnen taken aan documenten worden gehangen waar bijvoorbeeld een collega actie op moet nemen (aanvullen, accorderen, etc.).

Bevinden zich documenten vaak op verschillende plaatsen en/of in verschillende systemen? Duurt het terugvinden van documenten vaak lang? Twijfelt u wel eens of u de juiste versie van een document heeft? Weet u vaak niet of bepaalde documenten door collega’s nog afgewerkt moeten worden of raakt u hierin weleens het overzicht kwijt? Dan is een DMS een oplossing.

Voordeel 1: een DMS verhoogt de efficiëntie

Een DMS zorgt ervoor dat u altijd en snel uw documenten kunt terugvinden. Of u nu op kantoor bent of thuis of op een andere locatie. Hoe fijn is het om geen stapels papieren documenten, mappen of klappers door te nemen?

Daarnaast “managed” een DMS uw documentenstroom in uw organisatie. U verhoogt uw klant- en servicegerichtheid  doordat een medewerker direct toegang heeft tot klant – of service gerelateerde documenten waardoor u snel en efficiënt kan reageren op vragen van klanten en afnemers.

Documenten hoeven niet meer vanuit meerdere systemen bij elkaar te worden gezocht. Denk aan het opbouwen of bijhouden van dossiers rondom klanten of projecten. De basis is één centrale plaats waarin alle documenten worden opgeslagen. Vanuit deze centrale opslagplaats kunnen gebruikers snel de juiste documenten (in de juiste versie) vinden, delen en aanpassen.

Voordeel 2: een DMS leidt tot kostenbesparingen

Bedenk eens hoeveel tijd iedereen kwijt is met het zoeken naar het juiste document. Niet alleen het zoeken maar ook het heen en weer lopen naar verschillende plekken waar documenten opgeslagen worden. En wat als een klapper of map ontbreekt? Of niet op de plaats ligt waar het hoort te liggen? Het grootste gedeelte van de kostenbesparing zit in het niet meer zoeken naar documenten en de opslag hiervan in kasten, kantoorruimten en archiefruimten.

Voordeel 3: duurzaam ondernemen met een DMS

Is duurzaam ondernemen een agendapunt? Dan is een document management systeem zeker aan te raden. Fysieke en handmatige processen worden vervangen door elektronische processen waardoor het gebruik van papier teruggedrongen kan worden. Dit resulteert ook in minder afval. Daarnaast geeft papierloos werken een verantwoorde en verzorgde uitstraling en creëert het thuiswerk mogelijkheden. Een win-win situatie op alle gebieden.

Voordeel 4: geen zorgen over wet- en regelgeving met een DMS

We hebben allemaal te maken met de bescherming en verwerking van persoonsgegevens. Denk aan het verplicht aantonen wie er op welk moment toegang heeft gehad tot de persoonsgegevens. Een document management systeem geeft inzicht in welke gebruiker op welk moment toegang had tot welk bestand.

Daarnaast is het mogelijk om een verschil te maken in welke gebruiker welke documenten mag bewerken en welke gebruiker welke documenten mag inzien. Sommige documenten moeten na een bewaartermijn vernietigd worden. Een DMS kan inzichtelijk maken om welke documenten het gaat.

Schrijf u gratis in voor het online webinar en ervaar de voordelen van het meest gebruiksvriendelijke DMS.