Dé oplossing op maat ingericht! Krijger Advies klaar voor de digitale rechtszaak.

Krijger Advies

Krijger Advies b.v. in Baarle Nassau is gespecialiseerd in omgevingsrecht. Omgevingsrecht is de verzamelnaam voor alle regels, bepalingen en plannen die voor een bepaald gebied gelden. Iedereen die wil bouwen of activiteiten wil uitvoeren in een specifieke omgeving, krijgt te maken met de wetten en regels die daar gelden.

Het adviesbureau onderzoekt voor haar cliënten de mogelijkheden voor hun (bouw)plannen en initiëren, voeren en begeleiden overleg met officiële (overheids)instanties. Zij stellen ook beroeps- en bezwaarschriften op en voeren zo nodig gerechtelijke procedures.

Het adviesbureau bestaat slechts uit 3 juristen, waarvan één fulltime en 2 freelancers en een secretaresse.  Op het moment dat deze case speelde had Krijger meer dan 200 dossiers in behandeling.

Krijger Advies kwam naar AllBidigit met enerzijds de vraag of wij hun dossiers konden digitaliseren en beheren en anderzijds of wij hen konden helpen om informatie sneller en efficiënter op te kunnen slaan en vooral ook om informatie altijd snel terug te kunnen vinden. Zodat altijd alle stukken van een zaak beschikbaar zijn, verschillende versies van stukken herleidbaar zijn en, wat ook erg belangrijk is, om  termijnbewaking te doen, zodat wettelijke termijnen (voor bijvoorbeeld beroeps- en bezwaarschriften) niet worden overschreden.

De probleemsituatie

Uit het kennismakingsgesprek bleek dat het juridische adviesbureau, net zoals veel andere organisaties, nog veel werkte met papieren dossiers. Wel werden alle papieren dossiers gescand en opgeslagen op een server (bij een datacenter). Deze werden in een mappenstructuur in de verkenner geplaatst en e-mails werden in Outlook opgeslagen. De papieren documenten worden niet vernietigd omdat deze nog steeds getoond moesten kunnen worden, bijvoorbeeld in een rechtszaak. Het netwerkbeheer en andere ICT-zaken had het bureau uitbesteed. Voor de toegang tot het netwerk werd gebruik gemaakt van een VPN (Virtual Private Network) verbinding.

 De huidige werkwijze was echter niet voldoende efficiënt en kende daarnaast ook technische problemen. Een paar belangrijke problemen waren:

  1. Het gescande (digitale) document werd vaak meerdere malen opgeslagen doordat bestanden vaak werden gekopieerd en in een andere map werden geplaatst. Bijvoorbeeld documenten die zich in een bezwaarschrift bevonden en daarna ook in een beroepschrift toegevoegd dienden te worden.
  2. Er was geen versiebeheer op de (digitale) documenten. Als er een conceptbrief of rapport werd gemaakt en dit later door dezelfde persoon werd aangevuld of veranderd, werd het eerste (digitale) document ( men werkt met WORD) overschreven of er werd een nieuw document opgeslagen. Ook als een collega naar een document moest kijken (revieuwen) werd op eenzelfde manier gewerkt.
  3. Het vinden van informatie kostte vaak veel tijd. Als iemand een document zocht moest eerst gezocht worden naar het juiste “mapje” op de server. Daarna moest het document worden gezocht (vaak een PDF’je). Een PDF werd dan geopend en regelmatig deed het zich voor dat dit het verkeerde document was.
  4. Het werken met de VPN verbinding leverde vaak vertraging op. Als er een storing was met de VPN verbinding had niemand toegang tot de (digitale) documenten. De digitale opslag lag immers bij een datawarehouse.

oplossing op maat ingericht

Gezien de aard en omvang van de organisatie was het geen optie om een systeem aan te schaffen dat ze zelf moesten installeren en beheren. Daarom is specifiek gekeken naar oplossingen die online worden gehost, oftewel “in de Cloud”.

Voor het beheer van documenten werd gekozen voor de applicatie JOIN Online.

Dit Document Management Systeem JOIN Online zorgt ervoor dat de organisatie op een snelle en simpele manier haar documentstromen kan organiseren. JOIN Online neemt de gehele opslag en archivering van stukken voor zijn rekening. Door te kiezen voor de Cloud-oplossing hoeft de organisatie zelf geen server(s) en licenties aan te schaffen alsook geen zorgen te maken over de toegankelijkheid, back-ups en updates.

Omdat JOIN Online de gehele verkenner omgeving ging vervangen werd de gehoste desktop ook overbodig.

In plaats van het office pakket van Microsoft extern te gebruiken, hebben we Office 365 aangeraden (en geïmplementeerd). Ook dit is een Cloud-oplossing waarbij de e-mailserver door Microsoft wordt gehost maar waar wel gewoon Word, Excel, Outlook, etc. op de eigen computer kan worden geïnstalleerd.

De implementatie

AllBidigit heeft op basis van ervaring met JOIN Online een inrichting gemaakt waarbij iedere cliënt van Krijger Advies een eigen dossier heeft. Binnen dat dossier kunnen Zaken en Procedures worden aangemaakt. Ook kunnen alle documenten en communicatievormen worden geregistreerd, namelijk: e-mails, faxen, scans, telefoongesprekken, etc. Bij ieder document is het ook mogelijk om direct aan te geven of er binnen een aantal werkdagen een notificatie moet worden gestuurd (om een vervolgactie te starten). Zo kunnen de medewerkers heel snel en simpel een herinnering ontvangen zodat geen enkele klant vergeten kan worden. Ook bezwaar- en beroepstermijnen worden goed beheerd.

 JOIN is voor Krijger Advies overal en altijd beschikbaar. Hierdoor zijn alle documenten op te vragen op kantoor, bij de klant of in de rechtszaal. Nooit zal een document niet aanwezig zijn omdat deze nog in de kast ligt. Doordat alle documenten netjes geordend en doorzoekbaar zijn kan Krijger Advies slim en snel de juiste informatie terug vinden.

De bestaande kantoorautomatisering (MS Office) hebben we omgezet naar Office 365.

Bestaande informatie in hun verkenneromgeving hebben we gemigreerd naar OneDrive for Business. Op deze manier is die informatie ook vanaf iedere computer toegankelijk en worden eventuele wijzigingen, die nog worden gemaakt in oude documenten, automatisch gesynchroniseerd met de rest van de organisatie.

In de nieuwe werkwijze met JOIN en MS Office werkt het bureau volledig in de Cloud. Altijd en overal kan gewerkt worden en alle gegevens zijn altijd beschikbaar.

Het bureau werkt nu ongeveer 6 maanden in deze situatie en biedt de gewenste voordelen.

De verdere uitrol gaat binnenkort plaatsvinden, namelijk: het inrichten van workflows en het werken met sjablonen in één huisstijl.

Naast alle huidige voordelen is Krijger Advies klaar voor de digitale rechtspraak.

Begeleiding

Iedereen kan leren hoe een programma werkt, maar om de juiste informatie op de juiste plek op te slaan en dat ook consequent door te voeren, zal begeleiding van essentieel belang zijn. Het is noodzakelijk om van te voren inzicht te krijgen en afspraken vast te leggen hoe dossiervorming het beste ingericht kan worden, welke trefwoorden worden gebruikt en hoe je de juiste informatie uit een document extraheert. Daarom hebben wij naast een cursus JOIN ook een archiveringscursus digitaal archiveren gegeven. Zodat de informatie op een heldere, goede en uniforme manier in het systeem wordt opgeslagen en ook snel kan worden gevonden.



Geef een reactie