Naast de (gehele of gedeeltelijke) uitbesteding van het documentmanagement / het post- en archiefbeheer kunnen wij ook de digitalisering van uw analoge documenten voor u verzorgen. Digitaliseren is meer dan uitsluitend het scannen van documenten! Na het digitaliseren moeten de documenten ook snel beschikbaar zijn voor de belanghebbenden. Wij dragen bij de digitalisering zorg voor een adequate, optimale ontsluiting en verantwoorde opslag van de digitale bestanden, zodat ze goed en snel beschikbaar zijn, ook op de langere termijn.
Het digitaliseren kunnen wij in- als extern op onze locatie voor u uitvoeren. In principe onderscheiden wij twee mogelijkheden: SoD (Scanning on Demand) en Back-log scanning.
Scanning on Demand
SoD is met name interessant indien archiefdelen / documenten / dossiers net vaak meer geraadpleegd worden. We scannen uitsluitend stukken die opgevraagd worden. De archiefstukken worden in ons depot opgeslagen en indien de klant stukken op vraagt worden deze documenten digitaal beschikbaar gesteld. De opgevraagde documenten zijn dus binnen een van te voren afgesproken tijd beschikbaar. In de praktijk varieert dit van twee (spoedaanvragen) tot vierentwintig uur (reguliere aanvragen)
Backlog scanning
Bij een backlog wordt er van uitgegaan dat alle stukken frequent nodig zijn en worden dus ook alle stukken gedigitaliseerd.
Zwart/wit of kleur
Afhankelijk van de wensen van onze klanten én de te verwerken documenten kan een keuze voor zwart/wit of kleuren scans gemaakt worden. Voor het maken van kleuren scans gebruiken wij geavanceerde software waarmee kleurenscans gecomprimeerd worden tot een fractie van de originele omvang. Compressie tot meer dan 1/20 deel van de oorspronkelijke omvang (bijv van 40 Mb naar nog geen 2 Mb!) De bestandsgrootte is dan ook geen issue meer bij het scannen in kleur. Er is geen grotere opslagcapaciteit nodig en het netwerk wordt niet zwaarder belast ten opzichte van de zwart/wit image. Digitalisering biedt vele mogelijkheden. Wij informeren u graag persoonlijk over deze mogelijkheden en uitgevoerde projecten.
De diensten nog eens op rij gezet
Scannen in zwart/wit en kleur
- Geavanceerde compressie technieken voor het comprimeren van images
- In-house-scanning, d.w.z. scannen en archiveren bij u in huis
- Hybride archivering ( microfilm als backup )
- Archiveren in het web-archief / Datawarehousing
- Indexering handmatig of automatisch aan de hand van ICR/OCR/OMR technologie
- Automatische document c.q. factuurherkenning en –verwerking
- Koppelingen en integratie van / naar ERP/RMS/DMS/RKS - systemen
- Het structuurplan als terugzoeksoftware
- Trefwoorden als veldindex of volledige tekstherkenning met inhoudelijke verwijzingen
- DMS en archiefsystemen
- Workflow
- Individuele eisen/wensen en aanpassingen