Onze werkwijze
Elk project begint met een uitgebreide wederzijdse kennismaking. Tijdens deze kennismaking zullen wij u alle mogelijke diensten toelichten. U kunt hierbij als potentiële klant c.q. opdrachtgever uw vragen, wensen en eisen met betrekking tot de mogelijke diensten aangeven. Onze adviseurs stellen zich daarbij op als goede luisteraars. Met gerichte vragen krijgen zij inzicht in de gewenste dienstverlening.
Op basis hiervan worden verdere afspraken gemaakt, waarbij vaak een eerste onderzoek wordt gedaan, waarbij de huidige situatie wordt afgezet tegen de gewenste situatie.
Als bij dit eerste onderzoek blijkt dat er voor beiden een win-win situatie mogelijk is, gaat ons consultancy traject van start. Een objectief verslag over de mogelijk- en onmogelijkheden en een globale kosten-baten analyse stellen het management van uw organisatie in staat om een goede beslissing te nemen.
Postverwerking
De postkamer roept vaak een statisch beeld van een wand sorteerkasten en een bode met postwagen op. Wij denken dat een postkamer een dynamisch centrum in de infrastructuur van iedere documentenstroom kan zijn en dus het hart van iedere organisatie. Wij combineren postverwerking met activiteiten zoals E-mail, digitale postverwerking en archivering.
Archiefbeheer: analoog én digitaal.
Het archief is het geheugen van iedere organisatie. Een goed opgezet archief verhoogt de daadkracht van uw bedrijf. Wij beheren uw archief en maken het heden én verleden snel toegankelijk. Archieven bestaan uit papier, microfilm, digitale media en combinaties daarvan. Elk archief vraagt een eigen aanpak. Welk archief ook, wij houden uw archief op efficiënte wijze snel toegankelijk.Wij hebben meer dan 18 jaar ervaring in het opzetten en beheren van analoge en digitale archieven, zowel in als uit huis.
Voor het beheren van de analoge archieven beschikken wij over een volledig geoutilleerd depot, voorzien van alle noodzakelijke klimatologische voorzieningen. Dit archiefdepot voldoet aan strenge veiligheidseisen.
Capaciteit optimaal benutten
Bij veel bedrijven zie je dat niet alle mogelijkheden en capaciteiten benut worden van de postkamer en de archiefafdeling. Dat is begrijpelijk, want activiteiten op het gebied van post en archief zijn bedoeld ter ondersteuning van het primaire proces. Bij ons ligt dat precies andersom. Wij zijn dienstverlener in document management; post en archief zijn onze kernactiviteiten. U kunt als opdrachtgever de werkzaamheden geheel of deels aan ons uitbesteden.
Wij beschikken over deskundige en ervaren medewerkers met een vakgerichte achtergrond en opleiding. Door de uitbesteding van werkzaamheden heeft u altijd de noodzakelijke kennis in huis! Bovendien hoeft u zich ook niet druk te maken over de bezetting tijdens vakantieperiodes, vervanging voor ziekte enz. Wij nemen deze zorgen geheel van u over!
Management van inkomende poststukken c.q. facturen
Uiteraard kunnen we de gehele poststroom voor u verwerken. Uw medewerkers kunnen zich volledig concentreren op de uitvoering van hun kerntaken. Wij zorgen ervoor dat ze de relevante documenten op het gewenste moment beschikbaar hebben!
Uw probleem – onze oplossing
Bij veel ondernemingen worden heden ten dage nog inkomende facturen handmatig in complexe en tijdrovende processen verwerkt. Daardoor ontstaan hoge kosten, welke de rentabiliteit verkleinen. Hier start onze dienstverlening: het management van uw inkomende facturen.Onze zeer krachtige extractie systemen lezen relevante data uit uw inkomende facturen en geven deze data direct door aan uw boekingssysteem. Een tijdrovende handmatige en daarbij foutgevoelige input vervalt en de doorloop van de factuurverwerking wordt wezenlijk verkort. Kortingen bij tijdige betaling kunnen volledig benut worden en aanmaningen vermeden.
Digitale Factuurverwerking
U zorgt ervoor dat uw inkomende facturen in een postbus van ons terecht komen of wij halen ze direct bij u of uw postbus af. Wij extraheren alle boekingsrelevante data welke door uw financieel pakket gebruikt dienen te worden. Daarbij kunnen de data zowel uit kop- als voetteksten (o.a. crediteur, rekeningnummer en datum, valuta, bedragen, kortingen, belastingen) alsook uit positievelden (o.a. bestelnummer, hoeveelheid en eenheid, bedragen en kortingsafspraken) bestaan en uitgelezen worden. Welke informatie u in uw verdere verwerkingsprocessen nodig heeft stemmen wij met u af. Om zorg te dragen voor een goede overeenstemming van crediteurengegevens gebruiken wij de stamdata uit uw ERP-systeem. De eenduidige identificatie van de juiste crediteur gebeurd primair door een vergelijking te maken met de bankconnectie of door de Ust ID-Nummer of IBAN. Wanneer bij deze crediteur open bestellingen voorhanden zijn, worden deze ter afzekering van de tabellenposities benut. De vergelijkingen op positievelden met bestel- en goederen data maken het mogelijk een hoger percentage automatische factuurverwerking te verwezenlijken.
Ook voor de volgende processen bieden wij u aan de praktijk getoetste oplossingen, b.v. workflow voor het vrijgeven van betaalopdrachten, welke uw werkprocessen versnellen en controleerbaar maken.
Uw resultaat - onze workflow
- Logistiek
U zorgt ervoor dat uw inkomende facturen in een postbus van ons terecht komen of wij halen ze direct bij u of uw postbus af.
- Digitaliseren
Wij scannen uw inkomende facturen en maken hoogwaardige image databases.
- Extraheren
Met beproefde freetext processen lezen wij uw inkomende facturen betrouwbaar uit en extraheren daarmee de boekingsrelevante informatie.
- Analyse
De herkende data wordt softwaretechnisch met het z.g. 4-ogen-principe in verschillende processen plausibel gemaakt.
- Overeenstemming
Met eenduidige nummerieke criteria wordt overeenstemming der crediteuren bereikt.
- Controle
De geextraheerde data worden met de besteldata uit uw ERP-systeem vergeleken, wanneer er besteldata zijn.
- Verificatie
Alle gelezen velden welke niet dubbel gecontroleerd kunnen worden, worden met grote deskundigheid gecontroleerd en wanneer nodig gecorrigeerd of bevestigd.
- Levering
Wij leveren u de gecontroleerde data van de inkomende facturen voor een directe verwerking in uw boekingssysteem en parallel de images van de facturen voor het digitale archief of uw workflow-systeem.
- ASP
Optioneel stellen wij u ook een webgebaseerde workflow voor het vrijgeven van betaalopdrachten en een archief ter beschikking, welk wij voor u beheren.
Uw voordeel - onze kracht
- Snellere doorloop van de inkomende facturen met alle daaruit resulterende voordelen, b.v. betere benutting van diskonto’s.
- Wegvallen van administratieve bezigheden zoals data-entry, controle van de facturen, correctie van de fouten, dubbele verwerking, archiveren etc.
- Hogere data- en proceskwaliteit door automatische plausibiliteit en controles.
- Snelle beschikbaarheid van belangrijke sturingsinformatie uit ERP-systemen.
- Automatische controle van inkomende facturen door vergelijking met bestellingen, leveringen en kerndata.
- Geringe projectinspanning, geen kosten voor hard-software en opleidingen.
Op transacties gebaseerde afrekening: “ pay as you save !”.