Documentair Structuurplan (DSP).
De regeling; geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden is op 1 maart 2002 in werking getreden.
Artikel 3 van deze regeling vermeldt; de zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende documentaire structuurplan, van:
a. de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden; en
b. de bestanden waarin deze bewaard worden, met daarin tenminste de in artikel 9 bedoelde gegevens, alsmede de verblijfplaats van de archiefbescheiden.
Volgens deze regeling zijn alle overheidsorganisaties en zelfstandige bestuursorganisaties verplicht om over een DSP te beschikken.
Wat is de inhoud van een DSP?
De artikelen 2 tot en met 9 van de regeling geven een opsomming van gegevens die minstens in een documentair structuurplan moeten staan namelijk:
- De inhoud structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, in zoverre van belang bij het werkproces;
- Organisatieomschrijving;
- Relevante wet- en regelgeving
- Een beschrijving van de werkprocessen;
- De bepaling van de bewaartermijnen van de documenten en of applicaties;
- Verantwoordelijke voor het beheer van de archiefbescheiden
- De plaats waar de bescheiden zijn opgeslagen
- Tijdstip van ontvangst en of opmaak;
- Samenhang met andere ontvangen en of opgemaakte archiefbescheiden;
- De wijze van toegankelijkheid;
- De wijze van leesbaarheid;
- De benaming van toepassingsprogrammatuur waarmee digitale archiefbescheiden zijn ontvangen en opgemaakt, inclusief het versienummer;
- De beschrijving van het platform, met naam versie van de besturingsprogrammatuur, met naam en type van de apparatuur;
- Documentatie die aangeeft hoe de programmatuur werkt met de upgrade van versies;
- De beschreven digitale bestanden bevatten de volgende gegevens:
- 15.1. Naam afdeling dat de digitale archiefbescheiden heeft opgemaakt of ontvangen;
- 15.2. Benaming van het werkproces waarbinnen de bestanden zijn ontvangen en of opgemaakt;
- 15.3. Benaming en omvang van elke opgeslagen bestand;
- 15.4. Specificatie van de archiefbescheiden inclusief begin- en einddatum;
- 15.5. Relatie met andere bestanden;
- 15.6. Opslagformaat;
- 15.7. Eventueel toegepaste compressiemethode;
- 15.8. Datum plus tijdstip opslag van het bestand op de gegevensdrager;
- 15.9. Database, documentatie over de structuur, met tenminste een datamodel met beschrijving van de entiteiten.
Van belang is vooral dat de werkprocessen goed worden beschreven. Van daaruit kunnen de informatiestromen binnen de organisatie worden bekeken en kan er een overzicht worden gemaakt van alle archiefbescheiden die bij een bepaald werkproces horen.Een DSP legt vooral de nadruk op digitale archiefbescheiden maar alle archiefbescheiden moeten worden meegenomen. Buiten de verplichting van een DSP kan dit structuurplan ook een mooi hulpmiddel zijn om de dienstverlening binnen uw organisatie te verhogen.
Wat doet Van Bilsen Consultancy.
Van Bilsen Consultancy kan u behulpzaam zijn bij het opstellen en implemeteren van een documentair structuurplan.
Wij inventariseren eerst welke informatie en kennis uw organisatie al in huis heeft. Verder kijken wij naar andere projecten binnen uw organisatie die wellicht een bijdrage kunnen leveren of waaraan het DSP een bijdrage kan leveren. Waarom zouden we het wiel opnieuw uitvinden?
Onze adviseurs/consultants maken in overleg met u een projectplanning.
Wilt u meer weten dan kan een van onze adviseurs
geheel vrijblijvend langskomen om een presentatie te geven over het DSP.
Voor contact vul ons formulier in of bel 0475 411 170